Googleドキュメントやスプレッドシートなど、とっても便利なGoogleのサービスですが、

実は会社で利用する場合は(無料利用の場合)、情報漏洩のリスクがあります。

スプレッドシートなどは無料で使用できるサービスですが、有料版のGoogle Workspace(旧Gsuite)を利用すると管理機能がプラスされて、情報漏洩のリスクを抑えることができます。

Googleのサービスを会社として管理・コントロールするためには「Google Workspace」は必須です。

その他にも有料版ならではのメリットも満載!

今回は、「Google Workspace」についてあまり知らない方に向けて、わかりやすくメリットや機能をお話ししていきます。

 

この記事はこんな方におすすめです。

  • 社内でGoogleのサービスを使っているが、管理者で共有範囲をコントロールしたい
  • スプレッドシートなどが社外の人に見られないか不安
  • Gmailを使用しているが、管理者でアドレスの作成など一括管理したい
  • Googleカレンダーを使って、社内でスケジュールを共有したい
  • セキュリティを強化したい

 

Google Workspaceを簡単に言うと、グループウェア

Gsuiteを簡単に言うと、グループウェアツールです。

グループウェアとは、会社で情報共有や管理を行う際に、それらを効率よく進めるためのビジネル向けの便利なツールです。

グループメンバー同士のスケジュールの共有や、書類の共有、メールアカウントを複数人で管理する時にもグループウェアが用いられます。

 

Googleのスプレッドシートやドキュメントは、通常は個人のGoogleドライブに保存されますが、

Google Workspaceではグループ用の保管庫が用意され、グループメンバーそれぞれがそこにファイルを出し入れ、共有できます。

あらかじめグループメンバーを決めておいて(会社のメンバー)、常にそのメンバーで各種情報やファイルの共有ができるようにするのがGoogle Workspaceの役割です。

 

Google Workspaceの主な機能

Google Workspaceで提供される主な機能は、Googleサービスでお馴染みの下記の機能です。

  • Gmail
  • カレンダー
  • スプレッドシート
  • ドキュメント
  • スライド
  • Googleフォーム
  • Googleキープ
  • GoogleMeet
  • Google+

 

すでに上記のサービスを利用している方ならお気づきかと思いますが、それぞれのサービスは無料アカウントでも利用できます。

となると、「Google Workspaceでお金払うのは馬鹿馬鹿しいじゃないか」となるわけですが、Google Workspaceを利用すると

会社のメンバーの利用を「管理」できるようになるのです。

この「管理機能」が会社で上記のサービスを利用する上で、セキュリティ上で大切な機能となります。

また、グループウェアとして業務の効率化にもつながります。

 

Google Workspaceの最大のメリットは管理機能と業務効率の向上

メリットその1 管理機能

Googleドキュメントやスプレッドシートは、複数人で文書や表計算シートを共有できるとても便利なツールです。

ファイルを添付するのではなく、クラウド上にある文書を加筆・編集するので、URLの共有のみで情報をシェアできます。

一度使ったことがある人なら、この便利さを大いに感じていると思います。

 

しかし、URLさえ共有すれば簡単に閲覧・編集できてしまうため、不安となるのが「意図しない人にまで閲覧されてしまう」ことです。

社内の機密情報が外部へ漏洩してしまっては、大変なことです。

無料でスプレッドシートなどを利用する場合は、各個人でファイルごとにこうした設定をしなければならないので、会社として管理のコントロールができません。

これは会社としては、重要な問題です。

 

そこで登場するのが、Google Workspaceです。

Google Workspaceならば、管理者権限を持つ人が管理しているフォルダのアクセス権限を自由に設定できます。

例えば

・機密情報のフォルダには管理職以上しかアクセスできない

・給与などの経理情報については、経理部のメンバーのみアクセスできるようにする

といった使い方で、アクセス権限をコントロールし、社外の人や社内の必要のない人には閲覧・編集できないようにすることが可能です。

 

こうした管理者の機能はアクセス権限だけではなく、Google Workspace内のアカウント管理やメールアドレスの管理もできるため、

管理側は一括で管理できて非常に便利です。

さらに会社情報のセキュリティも強固にできるわけです。

 

メリットその2 業務効率の向上

もう1つのメリットは、グループウェアによる「業務効率の向上」です。

Google Workspaceはあらかじめ会社としてグループを設定し、その中で情報の共有やツールの使用ができます。

Google Workspace各機能のグループでの主な運用メリットは以下の通りです。

 

スプレッドシートやGoogleドキュメント、スライド

あらかじめGoogle Workspaceで社内グループを組んでおくことで、基本的に社内の人間にのみファイルが共有されます。

都度、ファイルの共有設定をしなくても、社内の人には閲覧できる状態になっていますし、社外の人には閲覧できなくなっています。

これで社外への情報漏洩を防ぐことができますし、都度メールアドレスで共有相手を追加することなく、ファイルの共有が可能です。

 

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、共有機能が便利なサービスです。

自分のスケジュールを他の人にも共有して、1日の動きをお互いに把握することができます。

 

この機能は無料でも利用できますが、無料版の場合は共有の許可をメールアドレスを使って設定する必要があり、かなり手間がかかります。

しかし、Google Workspaceではあらかじめグループ設定した社内の人なら、許可設定を受けなくてもグループ内のメンバーのスケジュール確認が可能です。

 

Googleミートでビデオ会議

Google Meet(旧ハングアウト)はビデオ会議ツールとして、非常に便利なツールです。

Zoomなど他のビデオ会議ツールを使用しなくても、Google Meetで高品質のビデオ会議が可能です。

Gmailの画面からもMeetをすぐに始められるため、Gmailを使用している会社ならばMeetを利用する方がはるかに効率がいいでしょう。

 

Meetで会議を始める場合は、主催者による参加許可を受ける必要がありますが、

Google Workspaceのメンバー内であればこの作業は必要ないため、すぐに会議が始められます。

 

Googleのサービスを組織で使うなら、Google Workspaceで効率アップを!

ここまで主な機能のGoogle Workspaceでのメリットをお話ししてきましたが、メリットを聞いておわかりの通り、

Googleのサービスを、組織用に利便性を上げてくれるのがGoogle Workspaceのサービスなのです!

 

もしこれまでもスプレッドシートやGoogleカレンダーなどを使用してきたならば、Google Workspaceにすることで格段に業務効率をアップさせることができます。

ひとつひとつは細かい機能に思えますが、Googleのサービスを多く使っているならば、Google Workspaceによりひとつひとつが効率化されるため、総じてかなりの業務効率化につながります。

Google Workspaceはセキュリティ面のメリットが大きいですが、こうした業務効率化のメリットも大きな恩恵となるでしょう。

 

Gmailのアドレス管理もGoogle Workspaceで

Google Workspaceでは、メールアドレスも管理者によって一元管理することができます。

新たなメールアドレスやメールの転送先の設定など、管理者によって設定可能です。

 

例えば退職者が出た場合は、その本人がメールアドレスを削除しなくとも、管理者によって削除できます。

こうしておけば、辞めた後にメールアドレスを悪用される可能性がなくなります。

また、メールアドレスの作成も各々は普段行う作業ではないため、作成に時間がかかりますが、

管理者が作成できればスムーズに作成でき、業務の効率化につながります。

 

Google Workspaceの料金

Googleサービスを会社で使う場合は必要不可欠なGoogle Workspaceですが、料金も気になるところです。

以下の表にプランと主な違いをまとめました。

※Enterpriseプランは省略してあります。

 

 Business StarterBusiness StandardBusiness Plus
料金(月額)680円1360円2040円
ドライブストレージ容量(1ユーザーあたり)30GB2TB5TB
Meetの参加人数100人(録画不可)150人(録画可能)250人(録画可能)

プランによってスペックに差がありますが、中小企業規模での使用ではStarterプランで十分です。

Starterプランでも機能の共有機能やグループウェアとしての機能に差はありません。

 

中小企業で100人以上のビデオ会議を行うことはまずないでしょうし、ドライブストレージ容量も1人あたり30GBで始めて、

もし足りなくなったら上位のプランに変更するという使い方で問題ないと思います。

プランのアップグレードやダウングレードも可能なので、まずはStarterプランで使い勝手を確かめてみることをおすすめします。

 

Web担当者がいなくもエッコが導入サポートします

会社でGoogleのサービスを利用するならGoogle Workspaceは必須です!

セキュリティ対策と業務効率化を実現するため、ぜひ今からGoogle Workspaceの導入を検討してみてください。

 

Google Workspaceの導入には独自ドメイン(メールアドレスの@から後ろの部分)が必要です。

「ドメインや設定って言われると拒否感が出てしまう。Webに強い人間もいないし、どうしよう、、、」

という場合でも大丈夫です。

私たちエッコはGoogle Workspaceを始めとした業務効率化のデジタルツールの導入支援サービスを提供しています。

ドメインもエッコで取得できますので、是非すべてまとめてエッコにご相談ください!