チャットワーク ロゴ

テレワーク化、デジタル推進、働き方改革の動きが高まる中、多くの企業が導入しているチャットワーク(Chatwork)についてお話ししていきます!

結論から言いますと、業務の効率化、働き方改革を本気で考えているなら、チャットワークの導入を強くおすすめします。

私たちエッコでももちろん、メインの連絡ツールとして導入しております。

今回は、チャットワークの特徴やメリットをわかりやすく、そして実体験に基づいた運用方法の実例についても合わせてお話ししていきます!

 

この記事はこんな方におすすめです。

  • メールのやりとりに時間を取られている方、効率化したい方
  • 社員間の連絡をLINEでしていて、社員から不満が出ている
  • ファイルの送受信をもっと簡単にしたい方
  • メールでのやりとりはセキュリティ面で心配な方
  • 社内の連絡方法や情報共有がいまいち効率的ではないと感じている方
  • テレワークの体制を作りたい

 

チャットワークとは?

チャットワークとは、ビジネス使用に特化したチャットツールです。

メール連絡のいくつかの問題点(メール作成に時間がかかる、誤送信、複数人に送信する時の手間など)を一気に解消できると評判を呼び、

官公庁や大企業を含め、約290,000社(2020年10月時点)の企業が導入しています。

ビジネスチャット国内利用者数No.1となっている抜群の実績を誇るチャットツールです!

 

LINEとの違い

チャットと言えばLINEが同じようなツールとして浮かびますが、LINEとの大きな違いは

  • 「既読」の機能がない
  • メッセージの編集・削除ができる
  • 最大5GBの大きなファイルのやり取りが簡単にできる

といった点です。

 

既読機能がない

LINEを社員間でも使用していて、LINEの特徴である「既読」機能で従業員から不満が出たという会社はないでしょうか?

その点、チャットワークは既読機能は設けていません。

既読を気にせず相手のメッセージを確認でき、自分の好きなタイミングで返信ができます。

 

メッセージの編集・削除が可能

チャットワークではメールと違い、メッセージ送信後の編集や削除も可能です。

 

LINEでも最近は取り消し機能がつきましたが、間違った内容を送ってしまって焦った経験はないでしょうか?

プライベートでも焦った経験をお持ちだと思いますが、ビジネスシーンでは間違った内容のメッセージは大きなトラブルに発展します。

チャットワークはメッセージを送った後でも編集・削除が可能なので、致命的なトラブルを避けることができ、安心してクライアントや社員間のやり取りができます。

 

最大5GBの大きなファイルのやり取りが簡単にできる

ファイルのやり取りもスムーズです。

LINEはビジネス向けではないため、ファイルのやり取りには不向きです。

PDFやエクセル・ワードなどのファイルを送ることはできますが、保存期間が7日に限られているなど、制限が多くあります。

 

その点、チャットワークなら最大5GBのファイルを送ることができ、保存期間も期限がありません。

ダウンロードせずにチャット上で中身を確認できるプレビュー機能も便利です。

 

メールとの違い

メールで社内外の連絡をとっている会社も多いと思いますが、

  • メールの作成・送信に時間がかかる
  • 複数人に送る時にccを使ったり、メールアドレスを確認したり面倒
  • 誤送信を取り消せず、トラブルに発展してしまった
  • 迷惑メールに悩まされている

など、時間を取られている、煩わしさを感じている、といった悩みを抱えている方が多いのではないでしょうか。

 

チャットワークはそうしたメール連絡の悩みを一挙に解消できます。

LINEのようにチャット形式で、スムーズに相手やグループのメンバーとやり取りができます。

グループを設定しておけば、全員に簡単に連絡できますし、チャットワークには迷惑メールも来ません。

大量のメールから、自分の関係のあるメールを探し出す手間もなくなります。

 

LINEを想像していただければ、メールと比べたスムーズさは圧倒的であることは想像が容易かと思います。

さらに先ほどLINEとの違いをお話ししたように、LINEに比べてビジネス使用に特化しているため、ビジネスにおける使い勝手や効率はLINEよりもはるかに優れています。

チャットワークはビジネルコミュニケーションにおいて、かゆいところにも手が届く優秀なチャットツールなのです。

 

チャットワークの主な機能

それでは、ビジネスで使えるチャットワークの主な機能をご紹介していきます。

 

グループ機能

チャットワークでは、大きく分けて2つのメッセージ送信方法があります。

  • 1対1のダイレクトメッセージ
  • グループチャットでのメッセージ

ダイレクトメッセージは相手と直接1対1のやり取りができます。

そして、ビジネスで使えるのが「グループチャット」です。

会社の中でも部署やチームなど、まとまったグループがあると思いますが、そこであらかじめグループチャットを作っておいて、チーム内でやり取りできるのが「グループチャット」です。

情報共有にとても便利です。

グループの皆にも知っておいて欲しいことや、チームに関係あることをグループチャットでやり取りします。

 

自分には直接関係のないことでも、グループ内でメッセージのやり取りが行われることにより、後に自分がその情報が必要となった時にさかのぼることができます。(検索機能で簡単に該当のメッセージを見つけることができます)

担当者が辞めてしまい、引き継ぎを受けていないという場合でも、このようなチャットをさかのぼれる機能で、案件の概要や詳細を知ることができる、という使い方もできるのです。

グループチャットをわかりやすく言うと、

「メッセージのやり取り + 掲示板」  といったイメージです。

 

「メンバーがいっぱいいたらグループの誰にメッセージしているかわかりずらい」
と思うかもしれませんが、「TO機能」があり、伝えたい相手に「TO」をつけてメッセージを送ると、相手には自分宛てだと一目でわかる通知がくるので、メンバーが大勢いても問題なく運用できます。

 

タスク管理機能

グループチャット内でタスクを管理することもできます。

  • タスクの内容
  • 担当者
  • 期限

を設定し、グループ内でタスクを共有できます。

この機能を使えば、いつまでに、誰が、何をするかを共有でき、メンバー全員がチェックしているので、期限忘れも防ぐことができます。

 

便利なファイルの共有機能&検索機能

先ほども少し触れましたが、チャットワークはファイルの共有に優れています。

大容量のファイル共有機能

最大5GBまでのファイルをアップロードすることができます。

メールでは、GmailやOutlookなど主要メールサービスではファイルの添付容量は25MBまでとなっています。

企業によっては3MBまでと設定している企業もあり、ファイルが大きすぎて相手が受信できないということも起こり得ます。

 

そうなると、外部のギガファイル便やデータ便を使って、、、という一手間をかけなければいけないのですが、チャットワークでは大きなファイルでも気にせず送ることができます。

チャットワーク上にアップしたファイルに期限はないので、後にさかのぼった時にも閲覧やダウンロードができます。

ファイル検索機能

共有したファイルはチャットワーク上に蓄積されていきます。

月日が立って、「あっ、あのデータは確か◯◯グループのタイムラインにあったぞ」と後から必要となる時があります。

そんな時でもチャットを必死に遡って、、、、なんてことをしなくても大丈夫です!

ファイル検索機能があるので、グループ内で送ったファイルを簡単に見つけることができます。

 

ビデオ通話機能(Chatwork LIVE)

文字だけでは伝わらない!となった時は、Chatwork LIVEでビデオ通話をしましょう。

チャットワークにはChatwork LIVEというビデオ通話機能があるので、わざわざ外部ツールを立ち上げて、、、なんてことをする必要もなく、すぐにビデオ通話を開始できます。(音声だけの通話もできます)

しかも有料プランであれば、1対1だけではなく、最大14名までのグループ通話ができます。

オンライン会議もチャットワークがあれば、実現してしまうということですね。

 

画面共有も可能なので、同じ画面を見ながらスムーズな意思疎通ができます。

テレワーク体制であっても、距離の障害が全くなく、遠方のクライアントとのコミュニケーションもチャットワーク上でできてしまいます。

 

料金とプラン

チャットワークは無料プランと有料プランがあります。

企業で導入するとなると有料プランの「ビジネスプラン」が最も多く利用されており、おすすめです。

年間契約で、月額500円/1ユーザーという、負担の少ない費用で導入できます。

初期費用は0円です。

各プランの料金と機能有無は以下の表をご覧ください。

 フリー(無料)
(お試し)
パーソナル
(個人で多機能を)
ビジネス
(企業で導入)
エンタプライズ
(管理機能強化)
料金
(1ユーザー/月)
0円400円500円
(年間契約)
600円
(年間契約)
グループチャット数14グループまで無制限無制限無制限
ストレージ容量5GB10GB10GB10GB
ビデオ通話1対1のみ最大14名の複数可最大14名の複数可最大14名の複数可
ユーザー管理なしなし管理者による管理可管理者による管理可
広告の表示ありなしなしなし

 

無料でも使えるチャットワーク。有料版のメリットは?

チャットワークを無料で使っているユーザーも大勢います。

まずは無料で、、、と試しに導入してみるのもいいかと思います。

 

しかし、企業のメインの連絡ツールとして使用するのであれば、有料版は必須になってくるかと思います。

無料版と有料版の大きな違いは

  • 作成・参加できるグループ数
  • ファイル容量の上限
  • ビデオ通話の人数

この中でももっとも重要になってくるのが、「作成・参加できるグループ数」です。

チャットワークのグループ機能は本当に便利です。

企業で運用していくにつれて、作成・参加するグループは必然的に増えていきます。

いま私が参加して、常に運用している参加グループをざっと数えてみたら40は超えていました。

無料プランでは、累計の参加グループが14個までと限られているので、企業で運用していく時には早い段階で上限に達してしまいます。

 

企業でグループチャットを使って、チャットワークを最大限に生かしていくためには「ビジネスプラン」での運用をおすすめします。

 

政府機関も導入しているセキュリティレベルの高さ

企業での連絡ツール・ファイルの交換に使用するには、セキュリティ面は非常に気になるところです。

しかし、その点も安心です。

 

チャットワークはセキュリティ面でも万全の体制をとっており、

通信の暗号化や強固なデータセンターでの管理など、国際的なセキュリティ基準をクリアした高水準のセキュリティレベルを提供しています。

その信頼性は見出しにもある通り、チャットワークは政府機関や大企業でも導入されていることが示しています。

チャットワークのセキュリティーに対する取り組みは、チャットワークのホームページで詳しく確認できます。

 

SlackやLINE WORKSとの比較

チャットワークのようなビジネスチャットツールでよく比較されるのが「Slack」と「LINE WORKS」です。

細かな違いは多くありますが、それぞれを一言が表すと下記のようになります。

 特徴月額
Slackアメリカ発祥のツール。外部ツールとの連携が充実。スタンダードプラン 850円/1ユーザー
LINE WORKSLINEのビジネス版。使い慣れたLINEと同様の使い方ができる。ベーシックプラン 500円/1ユーザー

 

各サービスを比較すると長くなってしまうので、今回は省略しますが、

Slack外資企業であるため、サポート面で不安が残る
LINE WORKSスマホ向けに設計されているため、PCメインの企業には不向き

と言った理由から、私はチャットワークをおすすめしています。

チャットワークは国内企業でサポートも充実しており、PCメインの設計がされているため、多くの企業で安心して運用できるためです。

実績や機能を考えると、チャットワークで間違いはないかと思います。

 

実際にチャットワークを導入している弊社での運用方法をご紹介!

では、実際に使用している私たちエッコでの運用方法の一例をご紹介します!

私たちはコロナを機にテレワークを導入し、現在は各スタッフが出社・テレワークを自由に選択できる形で日々の業務に当たっています。

その中で社員同士の連絡・コミュニケーションの中心となっているのがチャットワークです。

 

始業の挨拶・日報報告

毎朝、始業の際は各自が全員参加のグループチャットに始業の挨拶をします。

その日のスケジュールの概要を送り、全体に共有します。

 

業務終了時にも、全員が見られるグループチャットに日報を送信します。

これで社員全員が、各自の動きを把握できます。

この始業・日報の連絡で、離れていてもチーム感が保たれていると思います。

 

スケジュールやイベント日程の共有

全体会議やイベントの日程が決まった際には、全員参加のグループチャットで連絡します。

各チームでの会議や、クライアントとの打ち合わせの日程もチャットで連絡しあうことで、聞き間違いがなくなり、あとで振り返って再度確認することも可能です。

こうしたスケジュールの共有方法で、社員それぞれのスケジュール漏れというのはほとんどないと感じています。

 

各チームと案件ごとのグループチャット

エッコにはコンサルチームや制作チームといった部署があるため、それぞれでチャットグループを作って、チーム間で情報の共有を常に行なっています。

また、案件ごとにグループをつくることもあり、必要なメンバーが必要な情報を的確に共有し、情報の共有に漏れがなく、案件の進行に当たれています。

 

タスクや案件の内容でだいたいその情報があるグループがわかるので、グループチャットをさかのぼり、情報を検索、把握することができます。

チャットワークは、自分がグループに参加する前のチャットもさかのぼることができるので、新しく参加したグループでもおおよその動きが把握することができます。

 

事務処理の情報もチャットワークで

請求の情報や経費の確認などの事務処理の情報も、チャットワークで連絡しています。

音声ではなく文字にして伝えるため、数字の伝達も正確に行えますし、グループで複数に一気に呼びかけることもできるので、業務効率と正確性の向上、そして社員それぞれの業務負担の軽減に役立っています。

 

情報は宝!チャットで過去の情報を検索

ビジネスではさまざまな案件が同時進行しているため、昔の案件だと記憶が欠けてしまっていることもあります。

さらに、他の人が担当していた案件を急遽自分が担当することもあります。

 

そんな時にチャットワークの検索機能を使えば、過去の情報を効率的に掘り出すことができ、案件の把握ができます。

チャットワークで文字として残しておけば、情報がチャットワーク上にどんどん蓄積されていくので、社内の重要なデータベースとなります。

エッコでは、情報の取得にチャットワークは欠かせません!

 

チャットワークで業務の効率化、コミュニケーションの充実を

すでにチャットワークを導入されている企業は、チャットワークの有益性を十分に感じられていると思います。

私たちエッコでも、すでにチャットワークなしでは業務の進行は考えられない!というほど、重要なツールとなっています。

 

まだチャットワークを導入していない企業、メールで連絡がメインの企業は、ぜひチャットワークの導入を検討してみてください。

業務効率化とスムーズな連絡、新しい働き方の可能性を一気に広げてくれるツールであることは間違いありません!

 

「自分たちだけでは、導入に不安がある」という方は、ぜひエッコにご相談ください。

エッコではチャットワークの導入支援も行なっております。

チャットワークを熟知した担当者が導入サポートを行いますので、導入を検討されている方は、弊社担当者、または問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

ここまでお読みいただき、ありがとうございました!