boxのロゴマーク

 

会社のテレワーク化で必須の課題となるのは、「データの共有」です。

テレワーク化を実現するためには、社員がいつ・どこにいてもデータを各人が出し入れ、共有できるシステムが必要となります。

そんな悩みを解決するのが、クラウドストレージ(オンラインストレージ)サービスです。

今回はそのクラウドストレージサービスの中でも、セキュリティに信頼性が高く、利用しやすい「Box」をご紹介していきます!

 

この記事はこんな方におすすめです。

  • テレワーク化でデータ共有をどうしたらいいか悩んでいる
  • 自社サーバーの運用コストが高い
  • データのクラウド化(=クラウドストレージ)に興味がある
  • クラウドストレージはセキュリティ面で心配が残る
  • 社員のファイルへのアクセス権限をコントロールしたい

 

Boxとは?

Boxとは、法人向けに設計された大企業も導入事例が多い、世界的なシェアを誇るストレージサービスです。

直感的に操作ができるため、誰でも簡単に操作ができ、クラウドストレージが初めての企業や社員さんが多くても、導入しやすいサービスです。

 

データ容量は無制限のプランが基本となり、データの大きさを気にせず運用が可能。

気になるセキュリティ面では、世界中で利用されているのにも関わらず、これまで一度も大きなセキュリティ事故を起こしていない、とても信頼性が高いクラウドストレージサービスです。

料金も他のクラウドストレージとそれほど変わらず、容量無制限、セキュリティレベルが高いというメリットを考えると、コストパフォーマンスはトップレベルです。

 

クラウドストレージのメリット

現在、テレワーク化に伴い、多くの企業がデータ保管・共有をクラウドストレージに移行しています。

 

クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、簡単いえば「ネット上にあるデータ倉庫」です。

個人向けのサービスで言えば、icloudやGoogleフォトなど、すでに一般にも普及しているサービスですね。

それがビジネス向けに設計されたサービスが、Boxなどのクラウドストレージ(オンラインストレージ)サービスです。

 

クラウドストレージのメリットは?

いつ・どこにいてもデータを共有できる

クラウドストレージの最大のメリットが「場所を選ばず、データを共有できる」ことです。

社内サーバーを利用している場合は、社内にいないとデータの出し入れはできませんが、クラウドストレージであれば、ネット環境があれば、いつ・どこにいてもファイルの出し入れが可能です。

この点はテレワーク化には必須事項と言えるのではないでしょうか。

 

データの共有が簡単にできる!

社内・社外に関わらず、これまではファイルやデータの共有にはメールや外部のデータ送付サービスを利用するのが一般的でした。

ですが、クラウドストレージでは、格納してあるURLを共有するだけで簡単にアクセスできます。

共有リンクにパスワードをつけて送ることもできますので、セキュリティ面でも安心です。

ファイルをパスワードつきのZIPファイルにして、解凍パスワードを別で送る、なんていう手間もなくなりますので、業務効率化につながります。

 

会社のデータを一元管理できる

拠点ごとにサーバーを立てている会社もあるかと思いますが、クラウドサービスを利用すれば、それらを統合し運用コストを減らすことができます。

サーバーのメンテンスもする必要もなく、社員の負担や人件費も削減できます。

 

ユーザー(社員)としても必要なデータに拠点に関係なく、容易にアクセスできますし、管理者側もデータを一元管理できるため、管理しやすいため、管理コストを軽減できます。

 

初期費用がほとんどかからない・コスト削減

これまでファイルの管理を個々で行なっていて、これからファイルを会社として管理したいというのあれば、初期費用があまりかからないクラウドストレージはおすすめです。

社内サーバーを構築しようとすると、何十万、何百万と膨大な費用がかかってしまいますが、クラウドストレージはすでにオンラインで提供されているサービスを利用するだけですので、本格導入でも数万円程度の初期費用でスタートできます。

 

データのバックアップも安心

クラウドサービスはデータセンターでバックアップを取っているので、使う側が万が一データを消失してしまっても、クラウド上で管理していたのであれば、復元が可能です。

これまで手動のバックアップを取っていた企業にとっては、効率化もでき、人件費も削減、さらに安心も買うことができます。

 

大企業も導入する「Box」の特徴とは?

テレワーク化、業務効率化に必須のクラウドストレージサービスですが、いくつか似たサービスがある中で、今回おすすめする「Box」の特徴をお話ししていきます。

 

セキュリティにおいて高い信頼性と実績がある

Boxが選ばれる最大の理由が「セキュリティ」面の信頼の高さです。

冒頭でも少しお話ししましたが、Boxは創業以来これまでセキュリティ上の大きな事故を起こしたことがありません。

情報漏洩といった企業にとって、企業生命を奪うような重要な課題に対して、Boxは高い信頼性と実績を持っています。

 

クラウドサービスに対してセキュリティ面を不安に思っている方もいるかもしれませんが、これは誤った認識で、むしろセキュリティレベルが高いのがBoxの特徴です。

アクセス権限を管理したり、ログ監視機能でユーザーの履歴を追うことができるなど、管理者目線でもセキュリティの評判が高いBoxです。

 

容量が無制限

法人利用でもっとも多く使われているプランが「Businessプラン」で、このプランでは容量の制限はありません。つまり無制限でストレージサービスを利用できます。(費用:1ユーザーあたり1,800円/月額)

 

ストレージ容量に制限があり、ある日ファイルが保存できなくなってしまった、なんてことになれば、ファイルの整理にも多くの時間を取られることになると思います。

容量が無制限であれば、こうしたリスクやストレスからも解放されますし、使う年月が長くなるほど(ファイルが多くなるほど)、このメリットを大きく感じられると思います。

 

共有の権限(アクセス権限)を細かく設定できる

「管理者」により、それぞれのフォルダに対してアクセス権限を設定できます。

 

例えば、管理職の人とアルバイトの人で、見ていい文書は異なるはずです。

その場合は、その社内文書にアクセスできる人を管理職のみとする、という設定により機密情報の漏洩を防ぐことができます。

ユーザーには編集、プレビュー、ダウンロードなど7種類の細かいアクセス権限を設定でき、情報の持ち出しを防ぐなどのファイル管理ができます。

 

社外の人ともファイルのリンクを共有することができますが、そうした際にも共有の権限設定が役に立ちます。

 

Boxの料金・プラン

Boxには法人向けの格安な「スタータープラン」や、もっとも使われている「ビジネスプラン」など、使用レベルに合わせていくつかのプランが用意されています。

 

Boxのビジネス向けプランと機能一覧

 StarterBusinessBusiness PlusEnterprise
料金(1ユーザー/月)550円1,800円(年間払い1,710円)3,000円4,200円
ストレージ容量100GB上限なし上限なし上限なし
単一ファイルのアップロード上限2GB5GB5GB5GB
最大ユーザー数10人上限なし上限なし上限なし
モバイルアクセス
ユーザー管理

Starter(スターター)プラン:小規模法人であまりデータをアップしないという方におすすめ

Business(ビジネス)プラン:中小企業でもっとも使われているプラン

 

ビジネスプランより上のプランは、細かなカスタマイズができるプランなので、通常のデータの保管・共有の使用であれば、ビジネスプランで十分です。

 

アメリカの政府機関も導入するセキュリティレベルの高さ

クラウドストレージサービスはいくつかありますが、Boxはその中でもセキュリティレベルの高さに定評があり、選ばれています。

何度もお伝えしていますが、Boxはこれまで大きなセキュリティ事故は起こしたことがありません。

 

その実績とセキュリティへの強固な体制が評価され、アメリカの政府機関や世界的なグローバル企業もBoxを導入しています。

日本国内でも、JALや資生堂といった大企業が導入しています。

Boxはセキュリティの強固さを表す「セキュリティ規格」をいくつも満たしていますが、上記の導入実績が何よりもBoxのセキュリティレベルの高さを表していると言えるでしょう。

 

3大クラウドストレージの比較

Boxの他にもクラウドストレージサービスがあり、Boxを含めDropboxとOneDriveの3つで、3大ストレージサービスと言われています。

一番のおすすめはBoxなのですが、他のストレージサービスについても見てみましょう。

 

Dropboxの特徴

クラウドストレージサービスの中でも老舗的なサービスです。

世界中で5億人が利用している実績があり、SlackやZOOMなどさまざまなサービスとも連携機能があります。

上記のサービスを普段から利用しているのであれば、Dropboxで、さらなる業務効率化が期待できます。

 

OneDriveの特徴

マイクロソフトが提供するクラウドストレージサービスです。

マイクロソフトということで、WindowsやOffice365との互換性が高いことで知られています。

社内にWindowsやOffice365ユーザーが多い場合は、OneDriveと導入すると利便性が高いでしょう。

 

同価格帯のプランでの比較

 Box(Business)Dropbox(Business Standard)OneDrive(OneDrive for Business (Plan 2)
価格(1ユーザーあたり/年間払い)1,710円/月額1,250円/月額1,090円/月額
容量無制限5TB1TB
セキュリティ評判
共有設定・アクセス制限

価格は、DropboxやOneDriveが安めに設定されていますが、容量や共有設定については、やはりそれ相応に制限があります。

細かい比較は長くなってしまうため今回は割愛しますが、安心感と自由度の高さを考えると、Boxがコストパフォーマンスが最もいいのではないかと私は思います。

 

Windowsユーザーの多さや、使用しているツールによっても選択が変わると思いますので、各ツールの特徴と自社の相性によって選ぶのもいいと思います。

特にそうした前提条件がなければ、Boxをおすすめいたします。

 

Boxを導入している弊社の運用方法をご紹介!(導入事例)

私たちエッコでもBoxを導入して、日々の業務を行なっています。

ここでは、私たちのBoxの運用方法や業務上のメリットをご紹介していきます!

 

大きなファイルも制限のストレスなく保管できる

私たちはホームページ制作会社であるため、デザインデータや大量の画像データなど重いファイルを扱うこともしばしばです。

万が一のバックアップとしてサイトデータも保管しているため、大容量の保管庫が必要となります。

その点、Boxは容量が無制限で、大きなファイルでも制限を気にすることなくアップロード・保管できています。

 

チームの複数人でサイトデータを共有する機会も多いため、Boxに一元管理することで、全員がすぐにファイルデータにアクセス・ダウンロードすることができ、ストレスフリーで業務が進行できています。

こうした便利なファイルの共有方法があることで、業務効率化つながっていると思います。

 

テレワークに対応

2020年のコロナを機に私たちエッコは、テレワークを導入しました。

以前からBoxを利用し、chatworkなどクラウド系のサービスを連絡手段としていたため、スムーズにテレワークに移行できました。

テレワークで、社員は場所に縛られることなく、業務を進行できています。

 

検索機能で目的のファイルに簡単にアクセス

Box上に大量のファイルが格納されていると、「ファイルを見つけられないのでは?」と心配する方もいるかもしれませんが、

Boxにはファイル検索機能があるので、目的のファイルをすぐに見つけ出すことができます。

 

ここは、社内でファイル名のルールを作っておくことが重要かと思います。

格納するフォルダも、ある程度ルール決めをしておいたり、わかりやすく整理しておけば、運用効率もアップすると思います!

 

社外の方ともBoxでファイル共有

クライアントや社外の方ともBoxを使ってファイルを共有することがあります。

社外の方でも、相手のメールアドレスでフォルダへのアクセス権限を付与することができます。

この時、付与する相手の権限を「編集者」や「ビューアー」などに設定しておくことで、相手ができるアクションの範囲をコントロールできます。

単に共有リンクを発行して、フォルダを共有することも可能です。

 

Boxのホームページにあるロゴダウンロードページも、Boxの機能を使って共有リンクで誰でもロゴをダウンロードできるようになっています。

フォルダ共有の一例として、よかったらダウンロードページも覗いてみてください。

 

まずは無料アカウントで試す

Boxは無料でアカウントを作成することもできますので、まずは操作性を見るために、無料アカウントを登録するのもいいと思います。

会社全体で導入するには、有料プランでの管理機能が必要になると思いますが、まずは直感的に操作できるBoxの操作性の高さを無料アカウントで体感してみてください。

無料アカウントの登録はこちらからできます。(無料アカウントでは容量は10GBまで)

 

「Boxを導入したいけど、詳しい人間が会社にいない」

「どのような運用をしていけば、業務効率化ができるかわからない」

というお悩みをお持ちの場合は、私たちエッコにお任せください!

あなたの会社に合わせたデジタルツールの導入を、弊社の専門担当者が設計・ご提案します。

 

「デジタルツールでテレワーク化・業務効率化を」とお考えでしたら、是非私たちエッコにお任せください。

「Box」の導入支援については、問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。