こんにちは、伊藤です。

以前の投稿で「Excelの関数を使おう！【超初級編】」とし、SUM関数などの紹介をしました。

今回は苦手意識がある人も多い「IF関数」について紹介をしたいと思います。

IF関数になると一気に難しくなる、、と思う人も多いと思うのですが、

覚えてしまえばとっても便利な関数で、私自身も1番よく使う気がしています。

他の関数と組み合わせるとまたできることが広がるので、一度苦手意識をなくして読んでみてください！

 

IF関数

「IF関数」とは「もし～～が◆◆の場合は、○○、違う場合は▲▲」と条件を指定できる関数です。

数式で表すと　=IF（ 論理式, 値が真の場合, 値が偽の場合)　です。

論理式？？となる人も多いと思うので、もっとかみ砕いて数式で表すと

＝もし （～～～が◆◆の場合 , ○○ , 違う場合は▲▲）と表します。

 

例えばこの表で合計（E列）が25個以上であれば、目標（F列）に「〇」を表示する、という場合は

= IF ( E3 >= 25 , “〇” , “×” ) と入力します。

この時「真の場合」「偽の場合」に数式以外を入力する場合は“〇〇”と、ダブルクォーテーションで必ず囲ってください。

そうじゃないとエラーになってしまいます。

 

〇や×以外に言葉を入れる、例えば「達成」「未達成」と表示させる場合もダブルクォーテーションで囲い

= IF ( E3 >= 25 , “達成” , “未達成” ) と入力します。

 

例えば、もっと件数の多い表で、達成した〇だけ分かるようにしたい、

未達成である×まで表示されると見にくい、ってことはありませんか？

その場合は= IF ( E3 >= 25 , “〇” , “” ) と

空白にしたい場合をダブルクォーテーションのみにすればこのように表示されます。

私は仕事で600行超える表を作るのですが、その時に全てに〇や×を付けていると見にくいので、

よくこれを使用して、達成したもののみ〇で表示させています。

ちょっとした工夫で表が見やすくなるのでお勧めです。

 

SUMIF関数

次にIF関数の仲間、SUMIF関数について説明します。

「SUMIF関数」とは「もし～～が◆◆の場合は、○○を合計」と合計する範囲を指定できる関数です。

数式で表すと　=SUMIF（ 範囲, 検索条件, 合計範囲)　です。

もっとかみ砕いて数式で表すと　＝もし （～～の範囲で , ◆◆の場合なら ,○○を合計 ）と表します。

例えばこの表でC12にりんごの合計だけを表したい場合は

= SUMIF ( B3:C11, “りんご” , C3:C11) と入力します。

この時によく間違えやすいのが範囲を合計したい個数（C列）だけにしてしまうことです。

そうすると「りんご」という条件をExcelが探すことができないので、

必ず条件と合計する範囲、2列を指定しましょう。

 

「IF関数」と聞くとどうしても難しい、、、と思いがちですが、

「何の場合、どう表示したいのか」を頭の中で整理ができていれば簡単に表すことができます。

IF関数が理解できるとSUMIF関数をはじめ、SUMIFS、COUNTIFなどいくつかの関数が分かりやすくなったり、

複数条件を組み合わせた数式も作ることができ、とっても便利です。

ぜひ、一度苦手意識をなくしてチャレンジしてみてください！